Status upoważnionego przedsiębiorcy AEO (Authorised Economic Operator), uznawany w całej Unii Europejskiej, pozwala na szereg ułatwień dla firm z sektora TSL, w kontaktach ze służbami celnymi. W chwili obecnej, zaledwie 923 przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce, mogą pochwalić się tym certyfikatem. W dużo mniejszej Holandii jest ich 1606, zatem na tle innych krajów Polska wciąż pozostaje w tyle. Jakie są benefity z posiadania AEO oraz co należy zrobić, aby go uzyskać?
Czym jest certyfikat AEO?
Certyfikat upoważnionego przedsiębiorcy jest przeznaczony dla producentów, eksporterów, importerów oraz przedsiębiorstw prowadzących wymianę handlową z krajami trzecimi. Wydany w jednym państwie, w oparciu o miejscowe prawo oraz regulacje Unii Europejskiej, pozostaje ważny na obszarze całej wspólnoty.
Certyfikat AEO stanowi potwierdzenie dobrowolnej współpracy przedsiębiorstwa z organami celnymi, po spełnieniu kryteriów, przedstawionych w art. 39 Unijnego Kodeksu Celnego. Opiera się ona na zasadach transparentności, podejmowania decyzji w sposób odpowiedzialny, zgodny z przepisami prawa oraz uczciwości. Certyfikat AEO pozwala na korzystanie, w całym łańcuchu dostaw, z różnego typu ułatwień celnych, zgodnie z Unijnym Kodeksem Celnym, zarówno w UE jak również poza jej granicami. Posiadając status AEOF lub AEOS, zmniejszona liczba inspekcji lub kontrola prowadzona w priorytetowy sposób, odbywa się na podstawie certyfikacji MRA – Mutual Recognition Agreement także w: Wielkiej Brytanii, Chinach, USA, Norwegii, Szwajcarii, Japonii, Andorze.
wskazuje Joanna Porath – Prezes AC Porath
Joanna Porath, prezes agencji celnej AC Porath – wyróżnia następujące typy upoważnionego przedsiębiorcy:
• AEOF (full – w języku potocznym): zawiera korzyści i wymagania typów C i S.
• AEOC (customs simplifications): pozwala na odprawę scentralizowaną, czyli przedstawianie towarów w różnych miejscach UE, w zależności od potrzeb przedsiębiorcy i najmniejszej odległości od końcowego odbiorcy. Zaletą jest zgłaszanie i rozliczanie wszystkich operacji celnych w jednym urzędzie celnym, np. w Polsce, dogodnym dla firmy.
• AEOS (security): skierowany jest dla przewoźników. Nacisk kładziony jest na odpowiednie procedury zabezpieczenia danych, serwerów, backupów oraz właściwą kontrolę nad ewidencją kierowców, pojazdów oraz procesów. Daje gwarancję zmniejszenia liczby kontroli fizycznych towarów oraz kontroli dokumentów tychże przewoźników. Dodatkowo podczas wytypowania do kontroli, przedsiębiorstwo jest informowane o niej z wyprzedzeniem.
Korzyści dla posiadaczy
Administracja celna automatycznie uznaje firmę z AEO za wiarygodny podmiot. Staje się on swoistym „klientem” dla urzędu celnego, z którym współpracuje 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, niezależnie od godzin pracy oddziałów celnych.
Zaufanie ze strony organu oznacza zmniejszenie liczby inspekcji oraz uproszczenie procedur na terenie całej UE oraz w krajach, które ze sobą w tym zakresie współpracują. W przypadku wytypowania certyfikowanej firmy do kontroli, traktuje się ją priorytetowo, przed podmiotami bez wskazanego statusu. Co więcej, przedsiębiorstwo samo wybiera miejsce dokonania inspekcji. Często jest to magazyn przeznaczenia ładunku. Podwyższenie efektywności środków transportu przedsiębiorstwa, skraca czas dostawy towaru od producenta do odbiorcy końcowego, a tym samym ogranicza jego koszty operacyjne. Generuje to wartość dodaną dla wszystkich kooperantów, w postaci zamkniętego i bezpiecznego łańcucha dostaw. Współpraca w ramach grupy przedsiębiorstw, posiadających certyfikat AEO, daje administracji celnej narzędzie uszczelniające cały system. Dodatkowo istnieje opcja zwolnienia lub obniżenia wysokości zabezpieczenia celnego na tranzyt i inne procedury celne.
przekonuje Joanna Porath
Wymagania są przejrzyste
Ubiegająca się o certyfikat firma musi charakteryzować się stabilnością finansową. Począwszy od terminowego regulowania zobowiązań wobec administracji skarbowej (podatki oraz składki), poprzez dotrzymywanie zobowiązań wobec kontrahentów, a kończąc na wynikach finansowych przedsiębiorstwa.
Właściciel przedsiębiorstwa nie może być też osobą skazaną za poważne przestępstwo karne związane z działalnością gospodarczą wnioskodawcy lub wykazywać poważnego naruszenia lub powtarzających się naruszeń przepisów prawa celnego i przepisów podatkowych.
art. 39, ust. a, Unijnego Kodeksu Celnego (UKC)
Istotnym warunkiem są właściwe kompetencje personelu, z zakresu unijnego i krajowego prawa celnego. Przedsiębiorstwo powinno posiadać udokumentowane kompetencje zawodowe, w zakresie pracowników, zajmujących się tematyką celną – w zależności od kraju członkowskiego – agentów celnych, wraz z ich regularnym szkoleniem. Wymaga się też pełnej ewidencji elektronicznej prowadzonych operacji, wraz z rejestrowaną gospodarką magazynową.
Firma zobligowana jest wykazać przed organem, że jest w stanie prowadzić tzw. samokontrolę, czyli wejść w rolę urzędu celnego. Oznacza to samodzielne kontrolowanie wszystkich swoich operacji celnych, poprzez wdrożone procesy i procedury. Ubiegając się o pozwolenie na poziomie AEO S przedsiębiorstwo musi wejść w rolę wewnętrznego organu celnego, tworząc odpowiednie standardy ochrony i bezpieczeństwa. Zabezpieczenie baz danych, ich backup w czasie rzeczywistym oraz wysoki poziom wiedzy z zakresu ochrony i bezpieczeństwa są gwarancją rozszerzenia certyfikacji AEO C do poziomu AEO F, lub stanowią podstawę do ubiegania się o certyfikat AEO S. Zabezpieczenia fizyczne, elektroniczne – chroniące swoje miejsca newralgiczne przez atakiem, kradzieżą, naruszeniem integralności towarów są niezbędne do bycia wiarygodnym podmiotem. Łańcuch jest bezpieczny, jak bezpieczne jest jego najsłabsze ogniwo.
wylicza Joanna Porath
Kryteria w zakresie przygotowań do otrzymania certyfikatu AEO:
- niekaralność
- wypłacalność
- stabilność finansowa
- cashflow towarowy
- cyberbezpieczeństwo
- personel własny lub outsourcingowany – certyfikowany w zakresie znajomości tematyki celnej
Uzyskanie AEO jest bezpłatne
Certyfikat przyznaje się na wniosek przedsiębiorcy – osoby prawnej. Składa się go online, za pośrednictwem platformy e-AEO do organu celnego. Złożenie wniosku jest bezpłatne. Podczas procedury wnioskowania firma musi udowodnić, że spełnia wszystkie kryteria, wymagane przepisami prawa, wymienionymi w art. 39, Unijnego Kodeksu Celnego. Po złożeniu wniosku następuje audyt wewnętrzny pod kątem wymagań urzędu celnego. Przygotowanie się do tej operacji można powierzyć zewnętrznej, wyspecjalizowanej agencji celnej. Określi ona właściwe kierunki działania oraz przeorganizuje wewnętrzne procedury firmy, w sposób prawidłowy z punktu widzenia celnego.
Należy podkreślić, że przygotowanie się do certyfikacji AEO wymaga bezpośredniej współpracy wszystkich działów przedsiębiorstwa: logistyki, produkcji, działów administracyjno-finansowych oraz zarządu. Pozytywne przejście wskazanego etapu oznacza wpisanie do rejestru i nadanie numeru AEO. Przedsiębiorca zostaje poinformowany o przyznaniu certyfikatu w formie decyzji, wydanej przez Organ Administracji Celnej, do którego został złożony wniosek.
wskazuje Joanna Porath
Decyzja zostaje przesłana pocztą lub na profil zaufany. Lista certyfikowanych przewoźników jest jawna i dostępna online.
Certyfikat AEO weryfikuje się co 2 lata
Jest to proces stałego podtrzymywania oraz ulepszania współpracy pomiędzy przedsiębiorstwem a administracją celną. Co około 2 lata każda firma przechodzi audyt. Jego przedmiotem jest ocena współpracy z organami celnymi, w badanym okresie czasu. W szczególności weryfikuje się: ile było błędów w przedstawionych przez firmę zgłoszeniach. Co więcej, liczbę i zakres wniosków oraz fakt, czy były przeprowadzane kontrole fizyczne towarów, wraz z ich wynikami. Dodatkowo sprawdzane są wszystkie kwestie bezpieczeństwa, związane z ochroną danych wrażliwych oraz cyberbezpieczeństwem. Weryfikacja systemów ochrony oraz bezpieczeństwa jest dużo łatwiejsza, jeżeli przedsiębiorstwo posiada środki kontroli wewnętrznej. Zalicza się do nich certyfikację ISO, TAPA, czy inne certyfikaty uznawane przez organy administracji. W budowaniu wzajemnego zaufania ważne jest, aby przedsiębiorca popełniający błąd, od razu informował o tym właściwy urząd, wyjaśniając jednocześnie przyczyny. Liczy się pełna transparentność, w każdym badanym zakresie działalności firmy.
podkreśla Joanna Porath
Dla zapewnienia sprawnej i stałej komunikacji z administracją celną, zaleca się upoważnienie merytorycznego pracownika lub wyspecjalizowanej agencji celnej, pełniącej rolę product managera. Zarządzi on przygotowaniami oraz skutecznie przeprowadzi procedurę wnioskowania o AEO. Na jego barkach spocznie szybkie informowanie urzędu celnego o wszelkich zajściach, problemach i wzajemnych działaniach. Ułatwi to optymalizację działań w ramach AEO i przygotuje firmę do okresowego audytu.
Firmy z AEO preferują partnerów z certyfikatem
Zweryfikowana wiarygodność pozostaje zauważalna nie tylko dla administracji, ale też dla branży TSL.
W celu tworzenia bezpiecznego łańcucha dostaw certyfikowana firma będzie częściej wybierana, jako kooperant przez duże przedsiębiorstwa. Preferują one takie łańcuchy, w którym każde z przedsiębiorstw jest AEO.
reasumuje Joanna Porath
