Według szacunków firmy Rohlig Suus duże przedsiębiorstwo transportowe generuje około 4 mln dokumentów transportowych rocznie. Przekłada się to na 25 ton zużytego papieru. Jest to ekwiwalent ładunku więcej niż jednej naczepy. Przepisy prawa wymagają pięcioletniej archiwizacji dokumentacji. Łącznie przykładowe przedsiębiorstwo musi przechowywać stale w firmie dokumentację porównywalną do około 10 naczep. Jakie jeszcze oszczędności jest w stanie wygenerować elektroniczny list przewozowy (e-CMR) rozmawiali eksperci branży TSL podczas targów Translogistica.
Raport e-CMR czy jesteś gotowy?
Polski Instytut Transportu Drogowego wraz z GS1 Polska przygotowali kompleksowy raport na temat elektronicznego listu przewozowego. Wspomniany dokument był pretekstem do dyskusji ekspertów o korzyściach i barierach wprowadzenia w Polsce elektronicznego listu przewozowego. GS1 szacuje, że w Unii Europejskiej dalej 99% transportów opiera się o dokumenty papierowe.
Najważniejsze wnioski, jakie nasunęły się w badaniach, przeprowadzonych w trakcie tworzenia raportu, to brak świadomości o unijnym rozporządzeniu e-FTI. Co więcej, firmy nie do końca wiedzą, jak wygląda sytuacja prawna i przez to są zagubione
wskazuje Agata Horzela, TSL Manager GS1 Polska
Najczęstsze bariery związane z elektronicznym listem przewozowym, na które skarżyły się firmy to: niejasne prawo, bariera technologiczna i nieświadomość istniejących rozwiązań technologicznych.
Najważniejsze, że polskie firmy chcą pracować na e-CMR i to jest pozytywne i cieszy. Połowa firm chce przeprowadzić projekty pilotażowe na e-CMR. Ułatwiony przepływ informacji w łańcuchu dostaw motywuje przedsiębiorstwa
dodaje Agata Horzela.
Działanie na E-CMR w obecnym stanie prawnym nie jest możliwe
Wypisywanie e-CMR jest na chwilę obecną nielegalne. Należy to wyraźnie podkreślić, aby nie zapomnieć. Ustawa wskazuje, że kierowca musi pokazać dokument związany z przewożonym ładunkiem. Dokument to kartka papieru. Zadaliśmy oficjalne pytania o interpretację prawną do Ministerstwa Infrastruktury i GITD. Instytucje wprost, w udzielonej odpowiedzi stwierdziły, że na potrzeby kontroli drogowej nie można w Polsce używać elektronicznego listu przewozowego. Niestety to blokuje rozwój i wdrożenia elektronicznych listów na szeroką skalę
podkreśla mec. Łukasz Chwalczuk, Kancelaria Prawna IURIDICA.
Forum e-CMR zabiega o zmiany prawne
Niektóre kraje Unii Europejskiej już zezwoliły na pracę na elektronicznych listach przewozowych. Rozporządzenie e-FTI, regulujące zasady działania, wejdzie w życie w sierpniu 2024. W celu, aby Polska nie została w tyle za innymi krajami, szereg instytucji, w tym PITD i GS1 Polska postanowiło wspólnie działać na rzecz zmian prawnych. Na początku 2022 roku powołano do życia Forum E-CMR, zrzeszające biznes, stowarzyszenia, fundacje. Jego celem jest szybka nowelizacja prawa, umożliwiająca stosowanie elektronicznych listów przewozowych.
Rozporządzenie e-FTI to nie to samo co e-CMR. E-FTI reguluje przekazywanie elektronicznych informacji w transporcie towarowym na poziomie biznes i administracja publiczna na terenie Unii Europejskiej. Reguluje też elektroniczne przesyłanie i wymianę dokumentacji. List przewozowy jest podstawowym dokumentem w transporcie. Od tego będzie możliwe, aby był w formie elektronicznej. Egzekwowane rozporządzenia nastąpi na przełomie 2024/2025. Głównym celem powołania forum, zrzeszającego duże i małe firmy, nadawców logistycznych oraz platformy digitalizujące dokumenty, była zmiana aktów prawnych, a także wymiana doświadczeń. Rozmawiamy o tym, co się dzieje w innych krajach UE.
wskazuje Agata Horzela.
Polska nie może zostać w tyle
Dzisiaj mówimy o e-CMR. Zawsze było tak, że Polska budziła się po fakcie. Jesteśmy w odpowiednim czasie na przygotowanie do cyfryzacji. Fakt wystawienia listu przewozowego jest istotny. Nie ma sensu wprowadzać czegoś przed Unią Europejską. Okres 1,5 do 2 lat do wejścia rozporządzenia e-FTI, powoduje uzyskanie czasu na przygotowanie. Nie ma się czego bać. Cyfryzacja czeka nas w najbliższym czasie. Do końca listopada przedstawimy zestawienie opinii i rozwiązania, aby doprecyzować polskie prawo. To są w zasadzie 3 artykuły. Wystąpimy do Ministra Infrastruktury i Sejmowej Komisji Infrastruktury w ciągu 3-4 tygodni. Jest tutaj duży przykład synergii i współpracy. Cyfryzacja przynosi plusy, tylko musimy przełamać bariery. Skoro konserwatywne sądy przeszły cyfryzację, to transport też da radę, tyko czekamy na wejście w życie stosownego prawa w UE
dodaje Łukasz Chwalczuk.
Jakie korzyści widzi biznes?
Jednym z najczęstszych problemów, na które skarży się branża TSL są problemy z płatnościami, a także długie okresy dokonywania przelewów od daty wykonania usługi transportowej. Adam Szledak z ROHLIG SUUS Logistics wskazuje na 3 główne grupy korzyści dla biznesu.
E-CMR to bezpieczeństwo
Proces oparty na papierze nie jest doskonały. Dokument często ginie lub zostaje uszkodzony. Występują też różnego typu błędy. Sam byłem spedytorem międzynarodowym i wiem czym może skutkować błąd na dokumencie przewozowym. Aplikacja prowadzi kierowcę w każdym elemencie procesu. Usprawnia to wszelakie kontrole. Zagubienie dokumentu to problemy z kontrolą. Fiskus też może nas kontrolować. E-CMR także zabezpieczy kwestie finansowe. Finalnie będziemy mieli lepszą identyfikację osoby, która odbierze towar. Często magazynier nieczytelnie się podpisze i nie jesteśmy w stanie go potem zidentyfikować. W elektronicznym dokumencie mamy stempel czasowy i GPS
wylicza Adam Szledak Senior Project Manager w ROHLIG SUUS.
Przyspieszenie procesów
E-CMR powinien zdecydowanie przyspieszyć proces płatności za transport. Często w okresie około 1 miesiąca od zakończenia transportu dostajemy fakturę i komplet dokumentacji. Już na starcie przewoźnik ma opóźnioną płatność. To tylko w przypadku, o ile dokumenty były w porządku. Reklamacje i dochodzenie szkód też staje się możliwe od ręki
dodaje Adam Szledak.
Redukcja kosztów obsługi papieru
Elektroniczna dokumentacja skróci czas poświęcony na obsługę przez osoby weryfikujące dokumenty. Najważniejsze, że e-CMR to finalnie 10 naczep papieru mniej do archiwizacji. Dlaczego 10 naczep? W naszej firmie wyszło nam rocznie około 4 mln dokumentów transportowych, do tego załączniki. W Roling Slus zapisujemy 5 mln kartek. Ile to waży? To jest 25 ton papieru, czyli więcej niż ładowność naczepy. Jak mamy to archiwizować, to spakowane dokumenty zapełniłyby około 2 naczepy. Co więcej, mamy obowiązek archiwizacji przez 5 lat. Tak oto wychodzi aż 10 naczep. To daje do myślenia!
wskazuje Adam Szledak.
Platformy e-CMR istnieją już dziś
Raport PITD „E-CMR. Czy jesteś gotowy?” prezentuje głównych dostawców usług e-CMR, porównując ze sobą różne dostępne funkcjonalności.
W naszej platformie e-cmr.pl chcemy edukować użytkowników. Jest to usługa pro-bono, aby mali przedsiębiorcy mogli się wdrożyć w elektroniczny list przewozowy. W Polsce nie mamy instytucji certyfikujących platformy. Mogliśmy się zastosować do standardu GS1. Jak będzie w przyszłości? Polska jest w tyle w temacie e-cmr. Wdrażamy pilotaże dla firm. Obecnie np. dla Straży Granicznej, która korzysta z przewozu pojazdów z Polski do Rumunii. Straż wyraziła gotowość na płatności już jedynie za pomocą elektroniczną. Termin płatności i bieg procedury zaczyna się praktycznie od dnia dostawy. Na 2 dzień po transporcie biegł już termin płatności. Straż Graniczna była zaskoczona, jak to szybko mogło przebiec. Chęć współpracy jest. Mamy już ok 400 użytkowników platformy. Jak zbierzemy bazę od wielu dostawców, to całkowita liczba użytkowników jeszcze bardziej wrośnie
zaznacza Adrian Mirowski, Prezes Snarto.
E-CMR przejściowo jako rozwiązanie hybrydowe
Zważywszy na brak podstawy prawnej, coraz popularniejszym rozwiązaniem jest tzw. forma hybrydowa. Polega ona na wystawianiu elektronicznego listu przewozowego za pośrednictwem platformy, ale też posiadaniu na potrzeby kontroli jednego podpisanego egzemplarza papierowego.
Często stosuje się już hybrydowe formy. Działamy elektronicznie, ale na wszelki wypadek pilnujemy aby w pojeździe był papierowy dokument. Całkowicie elektroniczny list przewozowy jest w Polsce nielegalny, ale w innych krajach już go honorują. Na szczęście ITD póki co nie robi większych problemów
przekonuje Adrian Mirowski.
GS1 zajmuje się standaryzacją w łańcuchu dostaw. Mamy standardy identyfikacyjne i komunikacyjne, a wśród nich dokument EDI e-CMR w standardzie UN/CEFACT. Dla małych firm też mamy rozwiązania, podpowiemy, jak bezpiecznie przeprowadzić pilotaż. Hybrydowa forma działania na e-CMR w świetle prawa w Polsce jest ciekawa. Zamiast 3 kopii drukowana jest tylko 1, jako dowód dla kontroli. Firmy coraz częściej się zgłaszają i chcą przeprowadzić pilotaż
reasumuje Agata Horzela.
