Gdy myślimy o przyszłości branży TSL zdajemy sobie sprawę, że firmy w naszym sektorze, jak w mało którym, dostrzegają potencjał tworzenia i wdrażania nowych technologii, a wszystko to w celu optymalizacji każdego procesu w łańcuchu dostaw.
W pędzie za autonomicznymi pojazdami, cyfrowymi spedycjami i dronami zapomnieliśmy o podstawowym aspekcie, który towarzyszy przy niemal każdej operacji związanej z manipulowaniem ładunkami – dokumentacją. Obecnie wciąż korzysta się z papierowych wersji dokumentów, czego doskonałym przykładem jest dokument CMR. Jak więc możemy dokonywać milowych kroków w przód, jeżeli wciąż opieramy się o przestarzałe rozwiązania?
Z pomocą przychodzi dostępna od lat, ale nieodpowiednio dostosowana do potrzeb i standardów branży technologia, umożliwiająca cyfryzację dokumentów. Skomplikowana sieć relacji oraz powiązań między poszczególnymi ogniwami w łańcuchu dostaw, wymagała od nas, podczas tworzenia systemu GreenTransit, oddania w jak największym stopniu obecnie stosowanych norm i zwyczajów przy jednoczesnym zachowaniu wiarygodności każdego użytkownika systemu.
W nawiązaniu do analizy wykonanej przez SIRA Consulting research dla Ministerstwa Transportu w Danii, zastosowanie elektronicznych wersji dokumentów pozwala na znaczące oszczędności administracyjne. Wydrukowanie listu przewozowego (1 minuta), zaktualizowanie statusu listu przewozowego (3 minuty), zarchiwizowanie papierowego listu przewozowego (3 minuty) i wysłanie dowodu dostawy (5 minut). W sumie proces administracji papierowego listu przewozowego zajmuje 11 minut. Średni koszt listu przewozowego (papierowego), przy założeniu, że czas przetwarzania wynosi 11 minut, wynosi 6,23 euro.
Cyfrowy list przewozowy kosztuje średnio 1,69 euro. Jest to oszczędność kosztów rzędu 4,53 euro na list przewozowy w oparciu o średni godzinowy koszt pracy w wysokości 18,50 euro.
W Polsce z uwagi na mniejszą stawkę minimalną w porównaniu do krajów zachodnich ten koszt będzie niższy proporcjonalnie w stosunku do wielkości zarobków, jednak wciąż pokazuje to skalę oszczędności związanych z samą administracją dokumentów. W skali roku i biorąc pod uwagę liczbę dokumentów w obrocie, powstaje kwota, która pozwoli nawet na 4-krotną redukcję kosztów! Po odpowiedniej implementacji systemu jesteśmy w stanie ten wynik dodatkowo znacząco poprawić, a czynności wykonywane przez pracowników ograniczyć jedynie do sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych.
Rozmawiając o digitalizacji w branży TSL nie możemy również pominąć aspektu pozostałych dokumentów dotyczących przewożonego ładunku. Przekształcenie tylko i wyłącznie jednego rodzaju dokumentu na wersję elektroniczną nie rozwiąże w pełni problemu zużycia papieru i skomplikowanego procesu przesyłania informacji. Należałoby przekształcić wszystkie dokumenty, które towarzyszą danej trasie i podczas kontroli przedstawiać je w formie elektronicznej. Dopiero wtedy w pełni korzystamy z zalet stosowania technologii, którą każdy z nas ma pod ręką.
Kwestie finansowe nie są jedyną z korzyści wynikających ze stosowania elektronicznych dokumentów.
W procesie jednego przewozu może brać udział wiele podmiotów. Przekazanie informacji o planowanym czasie przyjazdu, czyli ETA (Estimated Time of Arrival), lub ważnych wytycznych dotyczących przewożonego ładunku jest z tego powodu utrudnione i często skutkuje opóźnieniami w załadunku lub rozładunku. Gdy dodamy do tego nieczytelne dokumenty lub wystąpienie w nich błędu, powstaje ryzyko opóźnień oraz kar z tego tytułu.
Elektroniczne wersje dokumentów dają nam możliwość, aby jeszcze przed dojazdem auta do magazynu, pracownicy mieli wgląd do odpowiednich dokumentów. W czasie rzeczywistym mają możliwość sprawdzenia, jakie auto przyjedzie, o której godzinie i kto odbierze dany towar. Przyśpieszy to proces załadunku bądź rozładunku związany z kontrolą dokumentów lub słabym przepływem informacji między przewoźnikiem a załadowcą, co często wiąże się z koniecznością oczekiwania aut na załadunek. W branży TSL bardzo ważny jest czas, a jeżeli wystąpi nawet najmniejsze opóźnienie, często skutkuje to przestojem aut, karami, opóźnieniami w produkcji, a w najgorszym przypadku kończy się to utratą kontrahenta.
Elektroniczne dokumenty zwiększą higieny pracy
Obecna sytuacja spowodowana wirusem COVID-19 zmusza nas również do przemyśleń związanych z zachowaniem higieny obiegu dokumentów. Dokumenty te przekazywane są z rąk do rąk przez bardzo dużą liczbę osób. Jest to zagrożenie dla ludzi, którzy mają z nimi styczność. Obecna sytuacja zmusza nas do wprowadzenia kolejnych norm eliminujących możliwość rozwoju pandemii.
Nie wiemy, ile czasu zajmie powrót do normalności, ale konieczność zachowania ostrożności pozostanie z nami przez bardzo długi czas. Obecna technologia pozwala nam na skorzystanie z dokumentów, które możemy sprawdzić i podpisać za pomocą naszego osobistego urządzenia. Jest to nie tylko tańsze i szybsze, ale również zdrowsze dla nas i dla środowiska.
Co z aspektami prawnymi?
W tym przypadku z pomocą przychodzi nam Parlament Europejski, który 20.08.2020 roku przyjął Rozporządzenie w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI). Kompleksowo porusza on kwestie związane z uznawaniem dokumentów w formie elektronicznej, a także opisuje sam proces uznawania i kontroli tych dokumentów.
W nawiązaniu do Rozporządzenia eFTI największą barierą przed stosowaniem elektronicznych dokumentów było:
1) rozdrobnienie norm prawnych,
2) rozdrobnione środowisko informatyczne.
“Oba te czynniki wzajemnie się wzmacniają. Rozdrobnione przepisy i wynikający z nich brak uznawania przez organy zniechęca do inwestycji w cyfrowe rozwiązania w zakresie dokumentów elektronicznych. Rozdrobnione środowisko informatyczne, a szczególnie brak odpowiednio opracowanych lub interoperacyjnych rozwiązań, zniechęca organy do zaufania korzystaniu z dokumentów elektronicznych.” – czytamy w uzasadnieniu do wniosku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego.
Rozporządzenie eFTI dotyka tych samych problemów, jednak stawia dokładniejsze wymagania co protokół uzupełniający do konwencji CMR, który w Polsce został przyjęty 11.09.2019r. Jednym z wymogów jest zapewnienie jednej z dwóch form przedstawienia dokumentów podczas kontroli. Pierwszą z nich jest przedstawienie informacji w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, udostępnioną za pomocą platformy eFTI (platformy łączącej jednostki administracji z przedsiębiorstwami). Drugą możliwością jest przedstawienie dokumentów na ekranie urządzeń mobilnych będących własnością zainteresowanego podmiotu lub właściwych organów.
Zgodnie z Rozporządzeniem, wszystkie kraje Unii Europejskiej mają obowiązek dostosowania przepisów oraz spełnienia warunków stawianych w Rozporządzeniu maksymalnie do 2025 roku.
W międzyczasie Polska aktywnie uczestniczy w międzynarodowym projekcie DIGINNO, który ma na celu m.in. ustalenie wspólnych norm prawnych, aby transport między krajami bałtyckimi opierał się o jedną platformę eFTI łączącą dostawców usług eFTI z organami kontrolującymi. Projekt zakłada również, aby weryfikacja aut do kontroli przebiegała zdecydowanie szybciej, bez konieczności zatrzymywania aut.
W Polsce 08.09.2020r. odbyła się również pierwsza kontrola przewozu wykorzystującego e-CMR, który odbył się z ramienia projektu DIGINNO oraz dzięki zaangażowaniu Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji oraz Polskiego Instytutu Transportu Drogowego. Testowana była platforma indeksująca dokumenty e-CMR.
Hubert Zaborowski
*Hubert Zaborowski, Członek zarządu SHM Sp. z o.o. oraz współtwórca systemu GreenTransit Elektroniczny obieg dokumentów
