Jak spedycja może zweryfikować przewoźnika?

Wybór przewoźnika to duża odpowiedzialność. Zaniedbanie w tym zakresie może kosztować firmę spedytorską znacznie więcej niż opłaty za usługi transportowe. Spedytor, według prawa, ponosi odpowiedzialność za przewoźników, z którymi współpracuje. Na jakie elementy należy zwrócić uwagę przy wyborze partnera logistycznego? Jak skutecznie weryfikować przewoźników? Jak unikać najczęstszych błędów, które mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji?

Odpowiedzialność spedytora za wybór przewoźnika

Każdy spedytor ponosi odpowiedzialność za przewoźników, z którymi współpracuje. Musi więc wykazać się należytą staranność przy ich wyborze. Kluczowym elementem weryfikacji przewoźnika jest sprawdzenie nie tylko licencji, ale także zdolności przewoźnika do realizacji konkretnego zlecenia. Szczególnie jeśli chodzi o transport ładunków specjalistycznych lub ponadgabarytowych​. 

Spedytor jest odpowiedzialny za przewoźników i dalszych spedytorów, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia, chyba że nie ponosi winy w wyborze

pisze TC Kancelaria na podst. Art. 799 Kodeksu cywilnego.

Kiedy spedytor będzie odpowiadać za nieprawidłowości w przewozie?

1. Jeżeli nie może udowodnić, że dochował należytej staranności przy weryfikacji uprawnień i danych przewoźnika (np. nie posiada kopii dokumentów rejestrowych i licencji przewoźnika).
2. Jeżeli przewoźnik nie spełnia wszystkich wymogów określonych przez klienta w zleceniu spedycyjnym.
3. Jeżeli nie wymagał i nie zweryfikował ważnej polisy OCP obejmującej warunki zgodności dla danego zlecenia.
4. Jeżeli zlekceważył wiarygodne i łatwodostępne sygnały na temat nierzetelności przewoźnika.
5. Jeżeli nie wziął pod uwagę wiarygodnych i łatwodostępnych informacji o niskiej jakości taboru, który nie spełniał wymogów załadowcy.

Kiedy spedytor jest zwolniony z odpowiedzialności?

Jeżeli te wyżej wymienione punkty należytej staranności zostały dochowane to możemy uznać, że spedytor nie będzie odpowiadać za zdarzenia z winy przewoźnika, których skutkiem jest  np.:

• opóźnienie w transporcie,
• uszkodzenie ładunku,
• zaginięcie/ kradzież ładunku.

Kiedy spedytor ponosi winę bez względu na weryfikację?

Spedycja zawsze odpowiada za… spedycję. Czyli wszystkie działania związane z prawidłowym zorganizowaniem transportu. Jeżeli klient dozna szkody w postaci opóźnienia w transporcie, niedostarczenia  towaru, zatrzymania towaru w trakcie transportu, itd. to odpowiadają za to zaniechania spedytora.

Jeśli udowodnimy brak prawidłowych dokumentów, niewłaściwie dobrany tabor, błędy w wyliczeniach i organizacji trasy to spedycja zawsze ponosi odpowiedzialność zarówno w stosunku do klienta jak i przewoźnika.

Jakie dokumenty i licencje sprawdzić?

Podstawą weryfikacji przewoźnika są dokumenty, które należy sprawdzić, m.in. 

• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
• licencja wspólnotowa na międzynarodowy przewóz rzeczy,
• licencja transportowa na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.
• wpisy do rejestrów (KRS, CEIDG), 
• NIP, REGON,
• oraz polisy OCP (Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika), 
• dodatkowe dokumenty w razie specjalistycznych przewozów.

Gdzie sprawdzić licencję transportową?

Informacje na temat licencji wspólnotowej można uzyskać na podstronie GITD po kliknięciu na link o nazwie „Licencje towarowe”.

W przypadku pozostałych uprawnień organem wydającym jest najczęściej starosta właściwy dla siedziby przedsiębiorcy, dlatego uzyskanie informacji na ich temat może być trudniejsze. Jednak warto skontaktować się z odpowiednim urzędem i potwierdzić aktualność zezwolenia czy licencji.

Istnieje także możliwość sprawdzenia licencji przewoźnika w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD). Dzięki temu możemy upewnić się, czy przewoźnik posiada aktualne zezwolenia na wykonywanie zawodu​.

Co sprawdzić w OCP?

Ubezpieczenie OCP to ważny element oceny ryzyka. Należy poprosić o numer polisy, a następnie skontaktować się z towarzystwem ubezpieczeniowym, aby sprawdzić:

• czy polisa jest aktywna i do kiedy, 
• czy składki są opłacone, 
• czy suma ubezpieczenia pokrywa wartość transportowanego ładunku. 

Należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy OCP wykupione przez firmę transportową będzie obowiązywać na terenie, na którym będzie wykonywana usługa, a także czy jej zakres jest odpowiedni. W ten sposób uzyska się jasny obraz tego, w jakich sytuacjach ubezpieczenie obowiązuje, a w których towar nie będzie chroniony. Warto również zwrócić uwagę na wyłączenia w polisie, szczególnie w przypadku towarów o wysokiej wartości lub wrażliwych, jak np. przewóz ADR.

Towary przekraczające normy – transport ponadgabarytowy

Czasami zdarza się, że musimy przewieźć ładunki, które wraz z pojazdem lub zespołem pojazdów przekraczają swoimi wymiarami, lub masą określone w przepisach ustawy o ruchu drogowym normy. Mamy wtedy do czynienia z transportem ponadnormatywnym. Regulują go przepisy ustawy o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. z art. 64 ust. 1. 

Możemy wtedy wymagać następujących dokumentów:

• zezwolenia na przejazd pojazdu nienormatywnego odpowiedniej kategorii – zezwolenia możemy podzielić ze względu na czas w jakim obowiązuje, tj. jednorazowe lub terminowe (tygodniowe, miesięczne, roczne) bądź ze względu na przekroczone limity masy czy wymiary (kat. I-VII)
• zezwolenia wojskowego na przejazd drogowy – w przypadku pojazdu nienormatywnego należącego do Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

Materiały i substancje niebezpieczne – transport ADR

Na mocy artykułu 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z 28 października 2002 r. o przewozie drogowym towarów niebezpiecznych oraz artykułu 5.4.1 europejskiej umowy ADR, przewoźnik musi posiadać: 

• zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie przewozu ładunków niebezpiecznych,
• świadectwo dopuszczenia pojazdów do przewozu towarów niebezpiecznych, wystawione przez Transportowy Dozór Techniczny,
• zezwolenie na wykonywanie międzynarodowego przewozu odpadów niebezpiecznych.

Jak dowiedzieć się o zadłużeniu i wypłacalności przewoźnika?

Aby uniknąć współpracy z zadłużonymi firmami, należy skorzystać z baz danych, takich jak Krajowy Rejestr Długów (KRD), BIG InfoMonitor, czy rejestr ERIF. Warto również zweryfikować wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz na stronach CEIDG, aby upewnić się, że firma działa legalnie i nie znajduje się w stanie zawieszenia. 

Biorąc pod uwagę ocenę ryzyka współpracy z nowym kontrahentem bardzo często zapominamy niestety o analizie otoczenia danej firmy. Dotyczy to zwłaszcza spółek, na które trzeba spojrzeć z szerszej perspektywy. Szczególne znaczenie mają tutaj powiązania kapitałowe. Warto zatem sprawdzić czy przedsiębiorstwa zarządzane przez kluczowe osoby w firmie w przeszłości nie znajdowały się w stanie upadłości lub likwidacji

pisze Łukasz Gmys w PoradnikSpedytora.pl.

Nie zapomnij o reputacji przewoźnika!

Reputacja przewoźnika może być sprawdzona poprzez fora branżowe oraz recenzje w Internecie. Dobrym pomysłem jest również przejrzenie mediów społecznościowych – grup tematycznych czy fanpage’u firmy. Warto również korzystać z opinii innych przedsiębiorstw współpracujących z danym przewoźnikiem. 

Weryfikacja przewoźników zagranicznych

W przypadku współpracy z przewoźnikami zagranicznymi, weryfikacja może być bardziej skomplikowana. Należy upewnić się, że przewoźnik jest objęty odpowiednią ochroną ubezpieczeniową, a także sprawdzić jego licencje i dokumenty w odpowiednich rejestrach krajowych. Weryfikacja ta może być trudniejsza niż w przypadku przewoźników krajowych, dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na reputację oraz opinie. 

Niemniej, zawsze żądaj:

• potwierdzenia numeru VAT z rejestru VIES,
• kopii odpisu z rejestru handlowego,
• kopii licencji lub zezwolenia uprawniającego do realizacji przewozu w zlecanym zakresie,
• kopii ubezpieczenia transportowego odpowiedniego do charakteru przewozu,
• innych dokumentów uprawniających przy specjalistycznych transportach.

Rola giełd transportowych

Giełdy transportowe mogą wspierać spedytorów w procesie weryfikacji przewoźników. Jednak, jak podkreśla Adam Pająk, korzystanie z tych platform nie zwalnia spedytorów z odpowiedzialności za pełną weryfikację dokumentów przewoźnika, w tym polisy OCPD​.

Platformy takie jak Trans.eu czy Timocom oferują również możliwość sprawdzenia ocen i referencji po zakończonych zleceniach, co zwiększa poziom zaufania​. Należy jednak uważać na oszustów.

Przeczytaj: Bezpieczeństwo na giełdach transportowych. Jak chronić się przed oszustwami?

Podsumowanie

Weryfikacja przewoźników to proces, który wymaga staranności i regularności. 

To-do dla spedytora:

1. Regularnie weryfikuj dokumenty przewoźników – co najmniej raz w roku.
2. Zwróć szczególną uwagę na aktualność i zakres polisy OCPD oraz jej sumę gwarancyjną.
3. Sprawdzaj, czy polisa OCP obejmuje teren, na którym będzie wykonywana usługa, oraz czy suma ubezpieczenia pokrywa wartość ładunku.
4. Monitoruj licencje przewoźników, korzystając z KREPTD, GITD i innych rejestrów.
5. Sprawdzaj opinie i referencje przewoźników, zwłaszcza zagranicznych, na forach branżowych oraz w mediach społecznościowych.
6. Weryfikuj wypłacalność przewoźników w bazach takich jak KRD, BIG InfoMonitor i ERIF.
7. Zadbaj o właściwe zabezpieczenia dla przewozów specjalistycznych, takich jak transport ADR lub ponadgabarytowy.
8. Korzystaj z giełd transportowych, takich jak TIMOCOM czy Trans.eu, ale nie rezygnuj z pełnej weryfikacji dokumentów.
9. Przeprowadzaj regularne kontrole dokumentów przewoźników, takich jak licencje, polisy i dokumenty pojazdów.
10. Dbaj o odpowiednie szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za weryfikację przewoźników.

Ważne jest, aby nie ograniczać się do jednorazowej kontroli dokumentów, lecz regularnie monitorować status przewoźnika, w tym aktualność polis ubezpieczeniowych i licencji. W ten sposób można skutecznie zminimalizować ryzyko finansowe i operacyjne, zapewniając bezpieczny transport towarów.

Przeczytaj też: Jak sprawdzić firmę transportową