Strategia zarządzania należnościami staje się coraz bardziej istotna w obliczu rosnących opóźnień w regulowaniu należności. W mało której branży ten problem jest tak palący jak w sektorze TSL. Aż 17% należności w naszej branży jest opóźnionych. Co więcej, w sektorze TSL średnie opóźnienie sięga aż 68 dni. Co przy terminach płatności nawet do 90 dni może oznaczać, iż firmy nie zobaczą pieniędzy przez nawet 150 dni!
Wydłużone terminy płatności – to normalne?
Jak podkreślił Włodzimierz Kruk, Account Receivable Director w ROHLIG SUUS Logistics, problem z płatnościami i wydłużające się ich terminy są pochodną trudnej sytuacji rynkowej i kłopotów finansowych wielu przedsiębiorstw.
Liczba otwartych postępowań restrukturyzacyjnych po III kwartałach br. zbliżona jest już do poziomu z całego rekordowego roku 2023 r. Śrubujemy niechlubny rekord. W przypadku branży transportowej był to wzrost [liczby otwartych postepowań restrukturyzacyjnych-przyp.red.]o 53%
powiedział przedstawiciel ROHLIG SUUS.
Skąd te zaległości?
Sebastian Plesiński , Senior Director Business Development Central Europe w FM Logistics, dodał jednak, iż opóźnienia w płatnościach nie zawsze są wynikiem słabej kondycji finansowej firm.
Owszem jest to jedna z przyczyn, ale dotyczy to raczej mniejszych przedsiębiorstw i są to opóźnienia na relatywnie mniejsze kwoty
podkreślił Plesiński.
Jednak w dużej mierze do zatorów przyczyniają się międzynarodowe korporacje mające skomplikowane procedury weryfikacji faktur, ośrodki rozliczania ich zlokalizowane w różnych miejscach świata i nierzadko mały błąd („niekoniecznie fiskalny” – jak dodaje Plesiński) może zablokować płatność i dodatkowo wydłużyć proces jej realizacji który i tak jest już długi.
Tym bardziej płatność może się dodatkowo wydłużyć jeśli taka korporacja dodatkowo ma np. tylko jedno okno płatnicze w miesiącu
o czym wspominał Włodzimierz Kruk.
A takie opóźnienie w płatnościach może mieć dla firm czekających na pieniądze dramatyczne konsekwencje.
W mojej ocenie zatory płatnicze są głównym powodem, dla którego filmy się nie rozwijają albo upadają. Wpływają one choćby na możliwość inwestowania przez firmy […] Jeśli weźmiemy pod uwagę niską marżowość w sektorze transportowym, to każda złotówka która niestety nie wpływa na konto powoduje, że firmy po prostu muszą się finansować w jakiś inny sposób np. Pożyczkami, co oczywiście kosztuje
dodał Adrian Moreń, Trade Manager CE Region, Dun &Bradstreet.
Po pierwsze – prewencja
Pojawia się więc pytanie jakie praktyki można stosować by zminimalizować ryzyko wystąpienia zatorów płatniczych? Przede wszystkim – weryfikacja klienta. Jakie ma dane finansowe? Czy jest wpisany do Biura Informacji Gospodarczej?
Ważne jest abyśmy pozuskali jak najwięcej informacji na temat naszego przyszłego klienta. Ma to znaczenie nie tylko ze względu na płynność finansową, na wypłacalność klienta, ale również pod kątem oceny możliwości zakupowych tego klienta i ewentualnej dalszej współpracy
mówi Justyna Warda, Credit Manager w TB Truck & Trailer Service.
Ale ta weryfikacja nie powinna się kończyć na początku współpracy z partnerem. Tym bardziej, iż obecna sytuacja gospodarcza pokazuje, iż kondycja finansowa firm może się zmienić w ciągu kilku kwartałów.
Aż za 87% złych długów w przedsiębiorstwach odpowiadają nie nowi klienci tylko stali, których znamy od co najmniej trzech lat
podkreśla Adrian Moreń z Dun & Bradstreet.
A sposoby na bycie na bieżąco z kondycją finansową i przeciwdziałaniu akumulacji długów może być naprawdę proste. Jak choćby sotosowane przez FM Logistics informowanie klienta o zbliżających się fakturach. W przypadku gdy wie on, iż nie będzie w stanie jej zapłacić wcześniej to wysyłający fakturę też będzie to wiedział odpowiednio wcześniej niż po fakcie.
Włodzimierz Kruk z ROHLIG SUUS podkreśla wagę prewencji a szczególnie bieżącego monitoringu nie tylko płatności klienta ale także jego kondycji finansowej.
Nie jesteśmy w stanie zabezpieczyć się przed wszystkimi możliwymi sytuacjami ale jesteśmy w stanie zminimalizować to ryzyko
podkreślił Włodzimierz Kruk.
Monitoring przez integrację
Bieżącą sytuację finansową spółek można badać przez narzędzia oferowane przez firmy takie jak Dun & Bradstreet. Jak powiedziała Justyna Warda z TB Truck & Trailer Service zaletą takich narzędzi jest możliwość ustawiania alertów monitoringu według własnych potrzeb (np. czy w firmie pojawiły się postępowania restrukturyzacyjne, jak wyglądają informacje finansowe). Dodatkowo warto zintegrować własny system CMR z systemem dostawcy danych tak by można było szybko i na bieżąco otrzymywać alerty i dane do własnego systemu i na bieżąco reagować.
Większość klientów nie ma czasu na logowanie się do zewnętrznych serwisów [w celu monitorowania wszystkich swoich klientów -przyp.red.]
stwierdził Adrian Moreń z Dun & Bradstreet.
Jak tłumaczy Adrian Moreń w przypadku integracji przy wystawianiu faktury może się pojawiać przy kliencie alert, że przekracza to limit kredytowy rekomendowany choćby przez D&B. Taki monitoring zaciągnięty do własnej bazy pomaga wyprzedzać fakty.
Adrian Moreń uważa jednak, iż monitorowanie wszystkich klientów na bieżąco jest dość karkołomnym zadaniem.
Jestem zwolennikiem monitorowania należności a nie monitorowania listy klientów. Jest to dużo bardziej efektywne. Szczególnie przy dużej ilości klientów
dodaje ekspert z D&B.
Rynkowe opinie
Co ciekawe, poza bieżącymi informacjami na temat kondycji finansowej przedsiębiorstw oraz ich ratingiem kredytowym, Dun & Bradstreet oferuje też narzędzie Dun Trade – które agreguje opinie rynkowych graczy na temat firm pod kątem ich wiarygodności płatniczej. I partnerzy programu mają dostęp do takich informacji które często wyprzedzają to co widoczne jest w wynikach firm.
Justyna Warda Z TB Truck & Trailer zgadza się z istotą takiej wymiany informacji.
Być może u nas aktualnie klient reguluje należności terminowe, ale to opóźnienie za chwilę może się pojawić. W związku z tym, że gdzieś już na rynku są informacje o zaległościach to może jest to dobry czas na to, żeby zareagować i zmniejszyć limit kredytowy
tłumaczy Justyna Warda.
Co w umowie?
Jak podkreślili eksperci w trakcie webinaru, w umowach z klientami warto zamieszczać zapisy dotyczące terminów płatności, potencjalne odsetki i kary za opóźnienia, ale także zachęty do wcześniejszego spłacania (jak np. rabaty). Włodzimierz Kruk wspomniał także o groźbie blokady współpracy z niepłacącym klientem oraz o ubezpieczaniu należności.
Choć z tymi ubezpieczeniami wiąże się pewien problem.
Ubezpieczenia owszem, ale trzeba też pamiętać, że to dodatkowy koszt który zabiera nam i tak małą marżę
stwierdził Sebastian Plesiński z FM Logistics.
Sebastian Plesiński dodał, iż FM Logistics wprowadza zapis, iż w przypadku opóźnienia faktury ze względu na błędy formalne na niej lub na załącznikach to klient i tak jest zobowiązany do zapłaty tej bezspornej części faktury w terminie.
Faktoringowe zalety
Justyna Warda widzi też inny sposób na zapewnienie sobie płynności finansowej i zagwarantowanie, że płatności będą przychodziły na czas.
Myślę, że faktoring to jest świetne rozwiązanie. Przekazujemy fakturę do faktora, otrzymujemy zgodnie z podpisaną umową część środków
powiedziała Warda.
Dodała jednak, iż trzeba pamiętać jest to obarczone kosztem które mogą być dodatkowym obciążeniem dla niskomarżowych firm transportowych.
Podobnie jest ze stosowaną usługą faktoringu odwrotnego stosowanego przez firmy logistyczne w stosunku do swoich podwykonawców.
Oferujemy to naszym naszym podwykonawcom, jeżeli potrzebują wcześniej środków finansowych, to nie muszą czekać na wypłatę w terminie płatności faktury tylko mogą je otrzymać wcześniej
powiedział Włodzimierz Kruk z ROHLIG SUUS.
Windykować czy dać szansę?
Jeśli jednak klient zalega ze spłatą to jak długo należy czekać z indykacją takiej należności, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę, że przeważnie tymi dłużnikami są podmioty z którymi od dawna się współpracuje?
Nie bójmy się, ale przede wszystkim, nie wstydźmy się pytać o nasze pieniądze. Jeżeli wykonujemy usługę I wykonujemy ją dobrze, to nam się te pieniądze należą. Więc jeden dzień po terminie to już jest coś, na co się nie umówiliśmy
podsumował Sebastian Pleciński z FM Logistics.
Trzeba sobie to uświadomić, że im dłużej będzie czekali to sytuacja potencjalnego dłużnika może się pogorszyć. Sugeruję skontaktowanie się z dłużnikiem i ustalenie przyczyny bo nie każde opóźnienie od razu wiąże się z bankructwem firmy
zdecydowanie twierdzi Włodzimierz Kruk.
Prewencja, szybkość działania i bycie blisko klienta
wylicza Kruk.
Automatyzacja na pomoc
Paneliści byli zgodni, iż postępująca automatyzacja życia i gospodarki będzie bardzo pomocna w rozwiązywaniu problemu zatorów płatniczych. Choćby dzięki lepszemu monitorowaniu płatności i zaległości bez angażowania zasobów ludzkich
Analizowanie w szybki sposób informacji z baz danych na temat sytuacji finansowej klienta to jest coś, co w przyszłości. da nam szybką odpowiedź, czy chcemy współpracować z tym klientem
podkreśla Włodzimierz Kruk.
