Dla wielu osób z branży TSL pojęcie cyfryzacja błędnie wiąże się tylko z przesyłaniem pocztą elektroniczną skanów wystawionych dokumentów. Zadaniem tego procesu jest jednak dokonanie głębokiej transformacji, w samym działaniu i rejestrowaniu łańcuchów dostaw, poprzez zastosowanie odpowiednich platform i aplikacji. Finalny efekt stanowić będzie eliminacja fizycznych dokumentów. Jak wesprzeć przedsiębiorstwa i przygotować je na nadchodzące zmiany, rozmawiali eksperci, podczas webinaru z cyklu: „Logistyka bez papieru – jak wdrożyć e-CMR i inne dokumenty elektroniczne”, zorganizowanego przez GS1 Polska.
Branża TSL generuje ogrom dokumentacji
Każdy, kto prowadzi firmę szybko zauważył jak dużą liczbę różnej dokumentacji generuje jego działalność. Jedne druki należy mieć zawsze podczas całego cyklu przewozowego, a inne w pogotowiu, na wypadek kontroli ze strony administracji. Do najpopularniejszych dokumentów zaliczamy: zamówienie, dokument WZ, międzynarodowy samochodowy list przewozowy (CMR), list przewozowy, handlowy dokument identyfikacyjny (HDI), dokument wydania palet, przepustkę, czy drukowaną etykietę wewnętrzną. Do tej pory, najczęściej występowały w wersji klasycznej, jako druki wystawione i podpisane na papierze. Nowoczesne technologie powoli zaczynają wkraczać także i w tę dziedzinę.
71% ankietowanych przez GS1 Polska przedsiębiorców jest zainteresowanych uczestnictwem w projekcie paperless, mającym na celu cyfryzację obiegu całej dokumentacji. Branża TSL oczekuje od GS1 wdrożenia dokumentów elektronicznych i stworzenia wspólnych standardów.
przekonuje Agata Horzela, T&L Manager w GS1 Polska
Głosy poparcia, na rzecz większej digitalizacji, wyrażone w kontekście e-CMR, idą też ze strony: logistyków (79,2%), spedytorów (50,8%), i kierowców (63%). Polski Instytut Transportu Drogowego opublikował raport: „Elektroniczny list przewozowy e-CMR” na podstawie badań ankietowych z 2021 roku, wśród wskazanych wcześniej grup.
Logistyka bez papieru, czyli jaka?
Na pewno nie oznacza to skanowania papierowej wersji do formatu pdf i wysyłania ich na pocztę elektroniczną. Logistyka bez papieru, to coś znacznie więcej.
Należy wdrożyć dokumentację w formie komunikatów elektronicznych, zastępujących papier. Drugim elementem jest wypracowanie jednolitego standardu dla całej branży. Rozwiązania muszą być uniwersalne, żeby firmy działające w różnych obszarach mogły w przejrzysty i wygodny sposób korzystać z wypracowanych rozwiązań, usprawniających łańcuchy logistyczne.
dodaje Agata Horzela
Cele digitalizacji
Cyfryzacja jest procesem obejmującym kilka działań firmy. Z jednej strony polega na digitalizacji wszelkich procesów w łańcuchu dostaw, a także obiegu samej dokumentacji. Ma to za zadanie wyeliminować papierowe dokumenty. Kolejnym celem jest wdrożenie i integracja tych procesów z systemami IT. W tej chwili działa program pilotażowy, realizowany na dostawach krajowych, ale po kroku implementacyjnym wyjdziemy na międzynarodowe łańcuchy dostaw. Ważne jest, aby stosować działanie sekwencyjne.
wylicza Marta Cudziło, Kierownik Centrum Logistyki w Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania
Dochodzenie do pełnej cyfryzacji obiegu dokumentacji, operator platformy – firma GS1, podzieliła na kilka etapów.
W pierwszym dokonano analizy, z perspektywy producentów, operatorów logistyki skalę wykorzystania dokumentacji papierowej. W kolejnym (model to be) działania mają być sfinalizowane powstaniem faktury elektronicznej. Wdrożony, między innymi, system reciving advise może wyeliminować protokoły rozbieżności, kompleksowo poinformuje o dostawie, w szczególności o tym, co zostało zwrócone, a co przyjęte na stany magazynowe.
uzupełnia Marta Cudziło
Korzyści z zastosowania modelu paperless
1. Przyspieszenie procesu wymiany oraz przetwarzania informacji
2. Wzrost efektywności zasobów wewnętrznych
3. Zwiększenie poziomu nadzoru nad procesami logistycznymi
4. Redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów papierowych
5. Przyspieszenie procesu rozliczania realizacji zleceń
6. Zwiększenie dokładności danych w procesach
7. Podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych
8. Usprawnienie procesu przyjęcia towaru u odbiorcy
Elektroniczny list przewozowy (e-CMR) od 2026 obowiązkowy w UE
Elektroniczny list przewozowy musi przyjąć format nadający się do odczytu maszynowego, za pośrednictwem platform informacyjno – komunikacyjnych.
zaznacza Agata Horzela
Polska ratyfikowała protokół rozszerzony e-CMR. Według wymogów Unii Europejskiej, do 2024 mają powstawać certyfikowane platformy e-CMR, włączając w to wytyczne dla platform. Dwa lata później, czyli w 2026 wymagany będzie już w pełni działający system e-CMR.
W obecnym stanie prawnym w Polsce, list przewozowy – krajowy nie jest wymagany do transportu. List przewozowy istotny jest, kiedy firma chce korzystać z przywilejów przewoźnika międzynarodowego. Niezbędny jest natomiast transporcie międzynarodowym, a od 2026 roku będzie dodatkowo wymagany w formie elektronicznych informacji o transporcie towarów (eFTI). Rodzi to też pewne problemy z polskim prawem, ponieważ istnieje możliwość stosowania e-CMR w przewozach krajowych, ale forma papierowa jest dalej wymagana przez stosowne służby.
dodaje Agata Horzela
Aspekty prawne niepokoją branżę TSL
Firmy ostrożnie wdrażają, ze względu na aspekty prawne, zwłaszcza dotyczące interpretacji, ubezpieczeń, itp. Klienci obawiają się ciągłej niewiadomej. Generalnie dostawcy rozwiązań systemowych są gotowi i zdają sobie sprawę z kierunku i skutków wdrażanych zmian, ale uczestnicy łańcucha dostaw podchodzą jeszcze z dużą ostrożnością. Boją się sankcji dla przewoźników i kierowców. W tym przypadku pilotaż, działający prze pewien okres czasu równolegle z papierową dokumentacją, może być rozwiązaniem w krótkim okresie przejściowym.
reasumuje Agata Horzela
