Choć zgodnie z obowiązującymi przepisami, elektroniczny list przewozowy e-CMR nie jest jeszcze oficjalnym dokumentem podczas kontroli służb w Polsce, to są sposoby, aby z niego korzystać. Wystarczy zarejestrować się na jednej z dostępnych już na rynku platform i w formie hybrydowej korzystać z jego dobrodziejstw. Obok zapisu w systemie, niezbędna jest jedynie jedna podpisana papierowa kopia dokumentu, wygenerowana z systemu, na wypadek kontroli. Dzięki działaniom „Forum na rzecz e-CMR” i trwającym pilotażom, firmy z całego łańcucha dostaw mogą już dzisiaj działać w formule paperless. Jak to wygląda w praktyce? [więcej o prawnych aspektach wdrożenia e-CMR w raporcie PITD: „e-CMR, Czy jesteś gotowy?”]
Od e-CMR nie ma już odwrotu
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego – Electronic Freight Transport Information e-FTI, wejdzie w życie 21 sierpnia 2024 roku. Od tego momentu w całej Unii Europejskiej e-CMR stanie się pełnoprawnym dokumentem przewozowym. W niektórych krajach, gdzie wcześniej wprowadzono przepisy wdrożeniowe, już dzisiaj mogą z niego korzystać. Polska jeszcze czeka na pełne wdrożenie, ale nie zmienia to faktu, że w hybrydowej formie można już dzisiaj używać e-CMR. Coraz więcej firm dołącza dziś do cyfrowej rewolucji i decyduje się stosować dokumenty w wersji elektronicznej, odchodząc tym samym od tradycyjnej dokumentacji papierowej.
Pilotażowy e-CMR w praktyce
Na rynku funkcjonują już platformy, pozwalające na wystawienie e-CMR. Polski Instytut Transportu Drogowego, jako jeden z członków „Forum na rzecz e-CMR”, wraz z GS1 Polska, postanowili w raporcie „e-CMR, Czy jesteś gotowy?” wskazać funkcjonalności dostępnych platform. Jedną z opisanych w raporcie jest GreenTransit, z której w ramach pilotażu, postanowiła skorzystać firma Geberit, producent m.in. stelaży podtynkowych i ceramiki łazienkowej. Dzięki zastawaniu elektronicznego listu przewozowego możliwe jest generowanie, podpisywanie, udostępnianie oraz przechowywanie online wszystkich dokumentów potrzebnych do realizacji przewozów. Testy trwały trzy miesiące i odbywały się od lipca do października 2023 roku. Cyfrowe dokumenty były używane na trasach z magazynów i zakładów produkcyjnych Geberit w Polsce do odbiorców na terytorium Niemiec.
Papierowe dokumenty jedynie przez pierwszy tydzień
Początkowo realizowane transporty odbywały się z wykorzystaniem dwóch wersji dokumentacji. Zarówno z ręcznie wypełnionym formularzem CMR, jak i z elektroniczną wersją tego dokumentu, wygenerowaną w systemie GreenTransit. Jednak już po tygodniu okazało się, że wersja tradycyjna nie była potrzebna. Firma Geberit zrezygnowała więc z ręcznego tworzenia CMR i do końca testów stosowała już wyłącznie system GreenTransit w wersji hybrydowej. Zastosowanie tej formy oznaczało, że przesyłce – oprócz cyfrowych dokumentów na platformie GreenTransit – towarzyszył jeden wydruk CMR z systemu, wyłącznie na potrzeby kontroli podczas transportu.
Decydując się na pilotaż, chcieliśmy sprawdzić, jakie korzyści może przynieść naszej firmie cyfryzacja dokumentów przewozowych. Naszym celem była też weryfikacja reakcji urzędów nadzorujących na stosowanie e-CMR, jak również ułatwienie wymiany informacji pomiędzy nadawcą a odbiorcą przesyłki oraz przewoźnikiem. Okazało się, że praca z cyfrową platformą przyniosła wiele benefitów, takich jak lepsza komunikacja, mniej błędów, usprawnienie procesów i łatwa kontrola przesyłek online w czasie rzeczywistym. Widzimy też potencjalne oszczędności, które mogą być wypracowane, dzięki skorzystaniu z systemu GreenTransit przy większej ilości przewozów. Mogą one dotyczyć obniżenia kosztów obsługi dokumentacji transportowej, ale też istotnie przyspieszyć związane z tym procesy administracyjne. To wszystko na dodatek ma pozytywne skutki z punktu widzenia środowiska naturalnego, dzięki redukcji zużycia papieru i energii
podsumowuje Joanna Kościelak, kierownik ds. transportu w firmie Geberit Produkcja sp. z o.o.
Integracja z SAP dzięki e-CMR
Systemy SAP pozwalają na kompleksowe planowanie zasobów przedsiębiorstwa, a tym samym przyspieszenie procesów i optymalizację. Pilotażowe wdrożenie e-CMR w Geberit pozwoliło zwiększyć potencjalne spektrum automatyzacji procesów. Platforma GreenTransit może być bowiem wdrożona w wersji podstawowej lub spersonalizowanej i zintegrowanej z innymi systemami. W kolejnych krokach uczestnik pilotażu planuje skorzystanie z integracji z systemem SAP w celu automatycznego tworzenia, przesyłania i archiwizowania dokumentacji, a także z połączenia z bazami numerów GLN, w celu usprawnienia procesu identyfikacji podmiotów biorących udział w transporcie. [1]
Standaryzacja podstawą udanej transformacji cyfrowej w TSL
Ogromną rolę w procesie cyfryzacji dokumentów odgrywa standaryzacja, która jest podstawą transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. W tym obszarze intensywnie działa organizacja GS1, która oferuje szereg globalnych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych. GS1 Polska wypracowała model paperless, obejmujący kompleksową digitalizację obiegu dokumentów, w oparciu o elektroniczne komunikaty handlowe i transportowe, w tym wykorzystanie elektronicznego listu przewozowego. GS1 Polska prowadzi szereg działań komunikacyjno-edukacyjnych na rzecz upowszechniania wiedzy o możliwości korzystania z elektronicznych dokumentów transportowych oraz dzięki współpracy z dostawcami rozwiązań e-CMR koordynuje pilotażowe wdrożenia w tym zakresie. Po jednym ze spotkań organizowanych przez GS1 Polska, firma Geberit zdecydowała się na pilotaż e-CMR z platformą GreenTransit.
Jako organizacja GS1 oferujemy standardowe rozwiązania zmierzające do digitalizacji dokumentów towarzyszących dostawie. Jesteśmy również zaangażowani w działania na rzecz upowszechnienia e-CMR w Polsce i chcemy, żeby jak najwięcej firm było przygotowanych na nadchodzące zmiany w tym zakresie. Bardzo się cieszymy, że firma Geberit dołączyła do grona firm testujących wykorzystanie e-CMR i uzyskała tym samym szereg korzyści z niego płynących
Agata Horzela – TSL Manager w GS1 Polska.
Test platformy e-CMR bez ponoszenia kosztów
Pilotaż stanowi dobrą opcję na przetestowanie działania e-CMR bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Wielu z dostępnych na rynku operatorów chętnie otwiera swoje systemy dla firm z sektora TSL, wspierając tym samym przyspieszenie przejścia na model paperless. Co więcej, Polska nie może także zostać w tyle za innymi krajami UE, które już w pełni stosują elektroniczny list w sowich łańcuchach dostaw.
Implementacja rozwiązań do cyfryzacji dokumentów przewozowych, takich jak system GreenTransit, daje przedsiębiorstwom szansę na znaczne oszczędności oraz poprawę płynności finansowej. Co więcej, paperless umożliwia efektywniejszy przepływ informacji między uczestnikami procesu oraz wspiera ekologie poprzez redukcję śladu węglowego i ograniczenie zużycia papieru. Przygotowanie się do nadchodzących zmian można zacząć natychmiast – poprzez skorzystanie z wersji testowej systemu GreenTransit bezkosztowo, gdzie na realnych przewozach swojej firmy można zweryfikować działanie elektronicznego obiegu e-CMR i innych dokumentów
wyjaśnia Hubert Zaborowski, współtwórca platformy GreenTransit.
W 2024 roku e-CMR stanie się obowiązkowy
Rok 2024 to przełomowy moment w wykorzystaniu elektronicznych dokumentów transportowych. Po wejściu w życie rozporządzenia e-FTI, przedstawiciele wszystkich krajów członkowskich reprezentowani przez ograny kontrolujące (np. inspekcję transportu drogowego) muszą mieć możliwość odbierania informacji dotyczących transportu towarowego w postaci elektronicznej. Jak wynika z rozporządzenia, przekazywanie danych dotyczących transportu towarowego (np. w postaci e-CMR), ma działać w oparciu o certyfikowane platformy, tzw. platformy e-FTI oraz dostawców usług e-FTI, którzy mają być gwarantem bezpieczeństwa przechowywania danych i ich dostępności. Obecnie widać wzmożone przygotowania firm do rezygnacji z papierowych dokumentów, które od dawna były jednym z głównych czynników powodujących opóźnienia, błędy i trudności w łańcuchach dostaw. Warto więc już dziś zadbać o przetestowanie i wdrożenie e-CMR działając na jednej z dostępnej na rynku platformą. Pozwoli to na przygotowanie się do zmian, ale też uzyskanie przewagi rynkowej.
W przypadku tej drugiej zmiany wyróżniamy dwa rodzaje platform, które muszą przejść certyfikację. Platformy e-FTI są platformami rządowymi, do których „dostawcy usług e-FTI” będą zobowiązani się podłączyć („Platforma e-FTI” była realizowana np. w projekcie DIGINNO). Dostawcami usług e-FTI są natomiast platformy takie jak np. GreenTransit. Zwracam na to szczególną uwagę, ponieważ wymogi dla obydwu rodzajów platform będą inne, a firmy z branży TSL chcące korzystać z e-CMR i czytające różne newsy o e-FTI będą później niewłaściwie je interpretować
doaje Hubert Zaborowski.
CMR vs e-CMR w raporcie PITD
Raport „e-CMR, Czy jesteś gotowy?” szczegółowo porównał ze sobą klasyczny – papierowy list przewozowy, z jego elektronicznym odpowiednikiem. Oparto go także o badania, wskazujące jakie są największe mankamenty tradycyjnego CMR. [POBIERZ raport]
[1] GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny) to unikalny numer przydzielany przez organizację GS1, który służy do identyfikacji lokalizacji fizycznych lub podmiotów gospodarczych.
