Autor: Kamil Zając

Zwroty za sanitariaty bez podatku i ZUS

Jeżeli miesięczny przychód kierowcy w transporcie międzynarodowym jest co najmniej wysokości przeciętnego wynagrodzenia, czyli 6935 zł, to zwrot kosztów poniesionych przez przewoźnika na sanitariaty jest wolny od podatku i ZUS. Przy niższym przychodzie, wskazany zwrot jest zwolniony jedynie z podatku, ale składkę na ZUS trzeba odprowadzić. Jaka jest to oszczędność dla przewoźnika i jak wpływa to na pensję kierowcy na rękę? Sposoby wyliczania wynagrodzenia kierowców omówili eksperci Inelo podczas 18 odsłony webinaru „Czas na transport”.

Sanitariaty w transporcie

Sanitariaty zaliczają się do kosztów nieudokumentowanych

Stare łacińskie przysłowie brzmiące pecunia non olet niestety znane jest aż za nadto w zawodzie kierowcy zawodowego. Pracujący w transporcie międzynarodowym częstokroć muszą się mierzyć z dodatkowymi wydatkami ponoszonymi za korzystanie z sanitariatów, czy pryszniców przy drogach. W Polsce, przy głównych trasach na MOP-ach toalety są bezpłatne, ale prysznice już nie. Ceny w Unii Europejskiej to głównie wartości w euro. W Niemczech wizyta w WC kosztuje 1 euro, a prysznic już 4 euro. Miesięcznie stanowi to konkretny wydatek. W ciągu jednego dnia mogą one sięgać od 8 do 12 euro.

Zazwyczaj koszty ponoszone są w euro. W ciągu jednego dnia kierowca może wydać między 8-12 euro. Z naszych wyliczeń wynika, że zakładając 25 dni w podróży i dziennym wydatku 12 euro, to otrzymujemy 300 euro. Przeliczając na złotówki po kursie 4,45 zł/eur, to kwota może wynieść nawet 1335 zł. Rozliczenia i dokumentacja w firmach może być także złotówkowa.

wskazuje Bartłomiej Zgudziak, ekspert OCRK ds. Analiz i Rozliczeń w Grupie Inelo.

Rozliczać sanitariaty dziennie czy miesięcznym ryczałtem?

Generalnie ustawa daje możliwość zastosowania zwrotu kosztów poniesionych na wydatki na sanitariaty.

Istotne jest określenie w dokumentacji, w jakiej stawce rozliczyć zwrot kosztów. Pojawia się pytanie, czy ująć to w stawce dziennej, miesięcznej? Co więcej, czy rozróżnić to na kierowców, a może też na kraje? Zasadniczo zwrot kosztów, należy rozgraniczyć pomiędzy kierowców. Najbardziej trafna jest stawka dzienna. Czyli wyjdzie inna kwota, w zależności od dni pracy w trasie. W innym przypadku nie mamy do czynienia ze zwrotem

wylicza Bartłomiej Zgudziak, ekspert OCRK ds. Analiz i Rozliczeń w Grupie Inelo.

Zwrot kosztów bez podatku i ZUS dla przychodu powyżej 6935 zł

Wysokość przeciętnego wynagrodzenia ma istotne znaczenie w przypadku, czy kwota zwrotu będzie podlegała opodatkowaniu i odprowadzeniu składek do ZUS. Aktualnie wynosi ona 6935 zł.

Ustawodawca przyjął, że zwrot kosztów poniesionych na sanitariaty jest wolny od podatku i ZUS, jeżeli pracownik w danym miesiącu osiągnie co najmniej przeciętne wynagrodzenie. Przy niższym przychodzie zwrot za sanitariat jest wolny od podatku, ale ZUS trzeba zapłacić. Warto nadmienić, że dla kierowcy krajowego nie można dokonać zwrotu

wskazuje Bartłomiej Zgudziak.

Zgodnie z przepisami zwroty obowiązują tylko w transporcie międzynarodowym.

Nie ma znaczenia czy kierowca jest delegowany, czy wykonuje kabotaże lub cross-trade. Co więcej, czy są to przewozy tylko bilateralne Zwrot dotyczy wszystkich typów przewozów międzynarodowych

dodaje Kamil Wolański, kierownik działu ekspertów w Grupie Inelo.

Zwroty rozliczane według jednolitych zasad dla wszystkich kierowców

Wydatki poniesione na sanitariaty w świetle prawa stanowią zwroty. Nie mogą zatem być one traktowane jako ryczałt. Nie są też premią lub nagrodą. Tak samo dotyczy to różnicowania ze względu na osobę danego kierowcy. Mówimy o pewnej uśrednionej liczbie, gdzie dzień wyjazdu jest mnożnikiem sumy poniesionych kosztów. W takim przypadku wielkości zmieniają się na podstawie jedynie liczby przejechanych dni.

Zwroty muszą być równomiernie rozliczanie wśród kierowców. Zarządzenie w danej firmie musi być dla wszystkich jednakowe. Rozliczania nie da się przeprowadzić bez żadnych zapisów. Musi to stanowić wewnętrzne zarządzenie lub inną formę wprowadzenia dodatku. Ważna jest data jego wprowadzenia i dostosowanie posiadanego programu księgowo-rozliczeniowego do wyliczenia właściwego ZUS. Zarówno w przypadku jego naliczania lub nie, związanego z przeciętnym wynagrodzeniem

przedstawia Mateusz Włoch, ekspert ds. rozwoju i szkoleń w Grupie Inelo.

Czekamy jeszcze na informacje, czy kwoty dzienne zwrotów kosztów liczymy od startu transportu z bazy przewoźnika czy od momentu przekroczenia granicy. W przepisach mowa jest jedynie o transporcie międzynarodowym. Nie wskazuje się, czy należy liczyć od przekroczenia granicy

dodaje Łukasz Włoch, główny ekspert w Grupie Inelo.

Warto także pamiętać, aby za niepełny dzień w trasie należy lekko obniżyć kwotę zwrotu.

->  Sygnalizacja świetlna z białym światłem?

Sanitariaty to zwrot kosztów a nie wynagrodzenie

Pod pojęciem „sanitariaty” kryją się nieudokumentowane koszty. Dlatego w przypadku rozliczeń należy to traktować jako zwrot kosztów. Co więcej, nie jest to wynagrodzenie i nie wchodzi do średniej urlopowej.

Co do zasady, jeżeli wcześniej wprowadziliśmy stawkę dzienną i mamy ją opisaną w regulaminie, że wynosi ona tyle i tyle za dzień pracy, to bez zmiany regulaminu nie można zamienić tej dniówki na komponent „sanitariaty”. Jednak, jeżeli był to składnik wynagrodzenia, w którym nie do końca opisane zostały premie, składniki takie, jak nagroda lub premia uznaniowa, w której już wcześniej płacono na zwrot na „sanitariaty”, to jest szansa na zejście z ZUS-u i zamiennie tej części premii na faktyczny zwrot kosztów. Dotyczy to sytuacji, gdzie część premii była na to przeznaczona oraz była częścią wynagrodzenia

wylicza Bartłomiej Zgudziak.

Czy rozliczanie sanitariatów się opłaca?

Według ekspertów Inelo, przewoźnik stosujący rozliczenia wydatków za sanitariaty, dzięki oszczędności na podatku i ZUS, może liczyć na miesięczną redukcję kosztów pracy jednego kierowcy od 100 zł do 1000 zł. Zakładając wynagrodzenie netto kierowcy na poziomie 10 800 zł, wyliczone w oparciu o 25 dni w podróży, to pełny koszt pracodawcy może spaść z 15 308 zł do nawet 14 467 zł miesięcznie.

Zwrot kosztów za sanitariaty może zmniejszyć koszty pracodawcy nawet o 1 tys. zł

Źródło: Inelo

Nie ma co szarżować z kwotami. Kwota zwrotu kosztu sanitariatów nie liczy się do płacy zagranicznej

przedstawia Mateusz Włoch.

Potencjalne zyski i oszczędności to sprawa indywidualna. Obliczanie ich wygląda podobnie jak diety wirtualne, według zasad delegacyjnych. Nie ma obowiązku wprowadzania tych zwrotów za sanitariaty, ale jeśli się ich nie zastosuje to raczej przewoźnik będzie tracił brutto

reasumuje Kamil Wolański.

PITD o parkingach w Unii Europejskiej

O parkingach w Europie pisaliśmy też w artykule: „Our European Truck Parking Problem”.

->  Nowy raport: Bariery w transporcie drogowym
Sanitariaty w transporcie