TMS – od rewolucji technologicznej po przewagę konkurencyjną

Wdrożenie TMS (Transport Management System) to nie tylko kwestia automatyzacji czy cyfrowego porządkowania danych – to coraz częściej warunek przetrwania w coraz bardziej konkurencyjnym rynku transportowym.

„- Pojawienie się systemu TMS w firmie wprowadza – i nie boję się tego słowa – rewolucję. Szczególnie w firmach, które do tej pory zarządzały transportem przez maile, telefony czy arkusze Excel. System centralizuje dane, umożliwia ich konsolidację i przetwarzanie – co ma kluczowe znaczenie, szczególnie przy rotacji pracowników” – wskazuje Damian Swoboda.

Sebastian Wiza z Colian Logistic przyznaje, że przejście z ERP-a na dedykowany system TMS było konieczne:

„- ERP sprawdzał się przy prostych przewozach – z zakładu do magazynu. Ale gdy 80% naszego przychodu zaczęli stanowić klienci zewnętrzni, potrzebowaliśmy czegoś więcej – kontroli, automatyzacji administracji i narzędzi do realnego zarządzania.”

Kluczowe funkcjonalności TMS w codziennej pracy

TMS-y znacząco skracają czas realizacji procesów logistycznych i minimalizują błędy.

„- Największą wartością TMS-a jest automatyzacja wielu zadań – od przyjmowania zleceń po planowanie i rozliczanie. To eliminuje błędy ludzkie, przyspiesza pracę i zwiększa kontrolę nad kosztami. System podpowiada też, czy dany kurs jest rentowny – to wszystko mamy w jednym miejscu” – wyjaśnia Dorota Raben.

W Colian zmiana była odczuwalna od razu:

„- Dziś spedytorzy i przewoźnicy mniej do siebie dzwonią. Kierowcy dostają trasę przez aplikację, wiadomo ile kilometrów uwzględniamy, nie ma już miejsca na uznaniowość. Wszystko jest transparentne – od planowania po fakturę” – dodaje Sebastian Wiza.

Zyski z wdrożenia: twarde i miękkie oszczędności

„- Mamy oszczędności twarde – czyli czas, mniejsze opóźnienia, niższe koszty transportu i optymalizację tras. Ale są też miękkie – m.in. poprawa morale pracowników, eliminacja monotonnej pracy i większa satysfakcja klientów” – podkreśla Damian Swoboda.

Wśród konkretnych wskaźników eksperci wymieniają:

• skrócenie czasu planowania,
• spadek liczby reklamacji,
• mniejsze opóźnienia dostaw,
• redukcję nadgodzin,
• lepsze wykorzystanie floty.

Największe obawy firm – i jak je pokonać?

Wdrożenie TMS-a nie jest jednak wolne od wyzwań. Najczęściej pojawiające się wątpliwości dotyczą budżetu, oporu pracowników i czasu implementacji.

- Na początku firmy pytają: ile to będzie kosztować i co z tego będziemy mieli? Dlatego rozmawiamy o ROI i oferujemy różne modele – od rozwiązań on-premise po chmurowe, abonamentowe” – tłumaczy Damian Swoboda.

Ale największą barierą bywają… ludzie.

- Największym problemem jest zmiana. To psychologicznie trudny proces. Pracownicy muszą być współwłaścicielami projektu, żeby go zaakceptować. TMS to nie tylko technologia, to też kultura organizacyjna” – zauważa dr Dorota Raben.

Sebastian Wiza potwierdza:

Trzeba zbudować zespół, który będzie liderem zmiany. Komunikować ją na wszystkich poziomach. Nie da się przekonać każdego – czasem trzeba po prostu poczekać, aż czarne owce zbledną.”

OCR, przetargi i integracje – czyli TMS w praktyce

Systemy TMS oferują coraz więcej zaawansowanych funkcji:

OCR do weryfikacji faktur

- Skuteczność rozpoznawania danych to 75–85%. Przy kontrahentach stałych może sięgnąć niemal 100%. To ogromna oszczędność czasu przy rozliczeniach” – wyjaśnia Damian Swoboda.

Bezpieczeństwo i kontrola

- System nie pozwoli zaksięgować tej samej faktury dwa razy – co jest istotne dla firm z wieloma przewoźnikami i zleceniami” – dodaje dr Dorota Raben.

Automatyzacja przetargów

„Systemy TMS integrują się z giełdami – jak Trans.eu – i pozwalają prowadzić przetargi zarówno ad hoc, jak i długoterminowe.”

Jak maksymalnie wykorzystać potencjał TMS?

Eksperci są zgodni – wdrożenie systemu to dopiero początek.

Dr Raben podsumowuje to trzema krokami:

1. „Dostosuj TMS do potrzeb firmy – nie kupuj Ferrari, jeśli wystarczy Skoda.”

2. „Zaangażuj zespół. Bez ludzi nic się nie uda.”

3. „Monitoruj i udoskonalaj. To nie jest projekt na chwilę, tylko ciągły proces.”

TMS: przewaga konkurencyjna czy już standard?

- Cyfryzacja to dziś standard. Firmy, które jeszcze się nie cyfryzują, po prostu tracą. Nie tylko przewagę konkurencyjną, ale i klientów” – powiedział Damian Swoboda.

- „Od kalkulatora do AI – tę drogę przeszła cała logistyka. Zmiana to jedyna stała” – zauważa dr Raben.

- Innovate or die. Każda firma musi iść w stronę cyfryzacji – nawet jeśli się tego boi” – dodał Sebastian Wiza.

Przykłady TMS

smartTMS by Pentacomp to nowoczesne, chmurowe rozwiązanie klasy TMS (Transportation Management System), dostępne dla małych i średnich firm produkcyjnych i handlowych. Umożliwia łatwe zarządzanie transportem i logistyką – bez konieczności inwestycji w infrastrukturę IT. Dzięki modelowi SaaS, smartTMS jest dostępny z dowolnego miejsca, zawsze aktualny i gotowy do działania.

customTMS by Pentacomp to elastyczne rozwiązanie TMS, projektowane i wdrażane zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta. System dostosowuje się do specyfiki procesów transportowych, integruje z istniejącymi narzędziami i wspiera unikalne wymagania operacyjne. Dzięki podejściu „szytym na miarę”, customTMS pozwala maksymalnie wykorzystać potencjał logistyki w każdej organizacji.

🔗 TMS musi się integrować – przykłady z rynku

Współczesny TMS powinien umożliwiać integrację z zewnętrznymi narzędziami i platformami, w tym giełdami transportowymi, aby efektywnie zarządzać ładunkami i współpracować z podwykonawcami.

✔️ Trans.eu: przykład integracji z TMS

Trans.eu to platforma logistyczna, która nie jest samodzielnym TMS\-em, ale oferuje rozbudowane narzędzia wspierające digitalizację i automatyzację procesów frachtowych, możliwe do integracji z systemami TMS. Przykłady:

• Getex TMS: użytkownicy mogą publikować, negocjować i akceptować oferty bezpośrednio z poziomu Getex TMS – bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych i z minimalizacją błędów ludzkich.
• interLAN SPEED: umożliwia automatyczne przesyłanie zleceń transportowych, weryfikację dostępności przewoźników i efektywniejsze zarządzanie frachtami.

🧠 FreightON – nowość od Trans.eu

FreightON (Freight Assignment Automation Tools) to rozwiązanie Trans.eu wspierające firmy we wdrażaniu automatyzacji przydzielania frachtów. Choć nie jest systemem TMS, to doskonale go uzupełnia.

Dzięki FAAT firmy mogą:

• automatycznie przypisywać frachty do przewoźników,
• korzystać z wewnętrznej giełdy dla oddziałów,
• prowadzić mini-przetargi i aukcje,
• wykorzystywać dynamiczne ustalanie cen rynkowych,
• integrować dane przez API/EDI z TMS-em.

Dla firm produkcyjnych i handlowych oznacza to:

✅ krótszy czas reakcji,

✅ lepsze wykorzystanie floty,

✅ mniejsze ryzyko błędów,

✅ wzrost efektywności działu logistyki.

Chcesz wdrożyć TMS lub zoptymalizować swoje procesy transportowe?

Zacznij od audytu potrzeb, wyboru właściwego systemu i uwzględnienia integracji z platformami takimi jak Trans.eu. To nie przyszłość. To teraźniejszość logistyki.