System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (IMI) to narzędzie zaprojektowane przez Komisję Europejską w celu usprawnienia komunikacji między administracjami państw członkowskich. W kontekście transportu drogowego służy głównie do nadzorowania przestrzegania przepisów dotyczących delegowania kierowców oraz przestrzegania warunków zatrudnienia i wynagrodzenia.

System IMI pozwala na to, by organy z krajów takich jak Francja, Niemcy czy Węgry mogły w prosty sposób występować do polskich przewoźników z żądaniem przedstawienia określonych dokumentów. 

Delegowanie kierowców a obowiązek zgłoszenia

Nie każdy kierowca międzynarodowy podlega obowiązkowi zgłoszenia w IMI. Zgłoszenie dotyczy wyłącznie tych przewozów, które mają charakter delegowania pracownika w rozumieniu Dyrektywy 96/71/WE oraz 2020/1057:

• kabotaż, czyli przewóz wewnątrz jednego państwa członkowskiego przez przewoźnika z innego kraju,

• cross-trade – czyli przewozy między państwami innymi niż państwo siedziby przewoźnika.

Nie wymaga zgłoszenia:

• przejazd tranzytowy, bez rozładunku i załadunku,

• przewóz bilateralny – z kraju siedziby do innego państwa i z powrotem,

• odcinki drogowe przewozów kombinowanych, jeśli są dwustronne.

Błąd polegający na zgłoszeniu kierowcy do kraju, do którego w rzeczywistości nie wjechał, może skutkować wszczęciem kontroli i koniecznością udowodnienia trasy. Brak odpowiedzi na wezwanie może skutkować z kolei przekazaniem sprawy do instytucji łącznikowej (PIP) z wnioskiem o kontrolę stanu rzeczywistego, co może zakończyć się karą finansową.

Jak wyglądają kontrole IMI?

Organy kontrolne mają uprawnienie do:

• wystąpienia z żądaniem udostępnienia dokumentów przez system IMI (maksymalny czas odpowiedzi: 8 tygodni),

• żądania wyjaśnień w przypadku niezgodności (np. z czasu pracy),

• przekazania sprawy do władz kraju siedziby przewoźnika, jeżeli odpowiedź nie zostanie złożona lub jest niewystarczająca.

Kontrola nie ogranicza się do danych z systemu IMI. W praktyce władze wymagają:

• listy płac kierowcy i ewidencji czasu pracy z oznaczeniem liczby godzin przepracowanych w danym kraju,

• potwierdzenia wypłaty dodatków zgodnych z lokalną płacą minimalną,

• danych z tachografów, a w przypadku busów – tzw. „kontrollbuchów”,

• umowy o pracę, zaświadczeń A1, listów przewozowych.

Wbrew pozorom to nie sama kontrola jest największym problemem, lecz brak odpowiedniego przygotowania do niej. Każdy przewoźnik, który deleguje kierowców za granicę, powinien posiadać gotową, uporządkowaną dokumentację kadrową, którą może przesłać natychmiast po otrzymaniu zapytania. Opóźnienia i błędy mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, lecz także osłabieniem pozycji przedsiębiorstwa w oczach kontrahentów i organów kontrolnych.

Dlatego też rekomendujemy:

• używanie wyłącznie krajów faktycznego delegowania w systemie IMI,

• archiwizowanie wszystkich dokumentów,

• tworzenie zestawienia godzin pracy kierowcy z podziałem na kraje – to jeden z najczęściej kontrolowanych dokumentów,

• przechowywanie potwierdzeń wypłat dodatków oraz sposobów ich wyliczeń – brak opodatkowania może zostać zakwestionowany,

• prowadzenie regularnego audytu zgłoszeń i dokumentów – np. raz na kwartał.

Podstawy prawne

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. ustanawiająca przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniająca dyrektywę 2006/22/WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz. U. UE. L. z 2020 r. Nr 249, str. 49).

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/2009 z dnia 21 października 2009 r. dotyczące wspólnych zasad dostępu do rynku międzynarodowych przewozów drogowych (Dz. U. UE. L. z 2009 r. Nr 300, str. 72 z późn. zm.).

• Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE. L. z 1997 r. Nr 18, str. 1 z późn. zm.).

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1055 z dnia 15 lipca 2020 r. zmieniające rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, (WE) nr 1072/2009 i (UE) nr 1024/2012 w celu dostosowania ich do zmian w transporcie drogowym (Dz. U. UE. L. z 2020 r. Nr 249, str. 17).

• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 z późn. zm.).

Fot. Pixabay/TungArt7/public domain