Temat sygnalistów w organizacji jest wrażliwy i niejednoznaczny. Z jednej strony sygnaliści mogą wiele wnieść do organizacji i pomóc na czas zidentyfikować pewne zagrożenia przed tym jak nastąpi ich eskalacja, z drugiej strony w związku z nowymi przepisami rodzą się obawy co do obowiązków pracodawców w związku z ochroną sygnalistów i obawa przed czynieniem z ochrony sygnalistów narzędzia do realizowania prywatnych interesów pracowników i innych osób w przedsiębiorstwie. Dyrektywa Unijna nakładała obowiązek wdrożenia przepisów w krajach członkowskich do 17 grudnia 2019 r., a co do przedsiębiorstw w sektorze prywatnym zatrudniających od 50 do 249 pracowników do 17 grudnia 2023 r., jednak polskie przepisy zostały przyjęte dopiero 14 czerwca 2024 r., a wchodzą w życie już 25 września 2024 r.
Autorem tekstu jest Łukasz Pyjek, doświadczony radca prawny i specjalista w zakresie prawa pracy.
Kim jest sygnalista?
Pojęcie sygnalistów wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych, gdzie praktyka zgłaszania naruszeń prawa jest szeroko rozwinięta i przynosi wiele korzyści.
Dla zrozumienia zagadnienia sygnalistów należy w pierwszej kolejności odpowiedzieć na pytanie: kim jest sygnalista? Nie jest to bynajmniej każda osoba zgłaszająca naruszenia prawa. Aby być sygnalistą, muszą być spełnione konkretne przesłanki.
Sygnalista to osoba fizyczna:
- dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa,
- która powzięła tę informację w kontekście związanym z pracą,
- która miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Znajomość tego pojęcia jest bardzo ważna, gdyż tylko osoba o tych cechach będzie mogła korzystać z ochrony przewidzianej dla sygnalistów.
Co sygnalista może zgłosić?
Często spotykamy się również z pytaniami czy teraz każdy będzie mógł dokonać zgłoszenia do pracodawcy, nawet jego klienci. Tutaj uspokajamy, informacja zgłaszana przez sygnalistę ma być powzięta w kontekście związanym z pracą, tj. sygnalista musi ją powziąć w związku w wykonywaniem pracy na rzecz przedsiębiorcy, a nie w związku z korzystaniem z jego usług lub nabywaniem jego produktów.
Należy jednak pamiętać, że kontekst związany z pracą jest rozciągnięty w czasie. Zgodnie z nowymi przepisami, sygnalistą może być też kandydat do pracy oraz osoba, której stosunek współpracy z przedsiębiorcą już uległ rozwiązaniu.
Nowe regulacje w Polsce dotyczące sygnalistów
Nowe przepisy regulują wiele aspektów, o których należy pamiętać. Rozstrzygają też wiele wątpliwości, które pojawiają się w przestrzeni publicznej.
Z najważniejszych zagadnień dotyczących sygnalistów, polski ustawodawca oddał w ręce przedsiębiorców decydowanie czy w ramach zgłoszeń wewnętrznych przyjmują zgłoszenia anonimowe. Przed tą regulacją pojawiały się liczne obawy przedsiębiorców co do piętrzenia się anonimowych „donosów” i obowiązków pracodawców z nich wynikających. Teraz wiadomo, że to pracodawcy będą decydowali jak będą postępowali ze zgłoszeniami anonimowymi, a informacja taka musi znaleźć się w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
Kolejną ważną kwestią jest zakres naruszeń prawa, które może zgłaszać sygnalista, zgodnie z ustawą zgłoszenia mogą dotyczyć ściśle określonych dziedzin prawa i życia, np. ochrony danych osobowych czy praw konsumentów.
Nie mogą natomiast dotyczyć prawa pracy, co jest istotną zmianą względem dotychczasowych projektów ustawy o ochronie sygnalistów. Prawo pracy usunięto z katalogu naruszeń, które może zgłaszać sygnalista, gdyż uznano, że Kodeks Pracy przewiduje już działanie w tym zakresie odpowiednich organów – w szczególności Państwowa Inspekcja Pracy. Obawiano się także, że pracownicy będą robili z tego narzędzie ochrony np. przed wypowiedzeniem umowy o pracę.
Obowiązki pracodawców wynikające z nowych przepisów
Najwięcej obowiązków na sektor prywatny nowe przepisy wprowadzają dla przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 osób albo przedsiębiorców wykonujących specyficzne rodzaje działalności (np. biura księgowe będące instytucjami obowiązanymi w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu).
Tacy przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że już od 25 września 2024 będą mieli obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i ochrony sygnalistów i wynikające z tego obowiązki związane z obsługiwaniem zgłoszeń.
Bardzo ważne jest to, że zgodnie z ustawą do osób zatrudnionych nie wlicza się tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale wszelkie osoby świadczące pracę na rzecz podmiotu na jakiejkolwiek podstawie, np. umowy zlecenia, umowy o praktyki, współpracę B2B itp.
Co jest potrzebne do wdrożenia procedur?
Wdrożenie procedur wiąże się między innymi z koniecznością:
- ustalenia kanałów zgłoszeń – ustnych i pisemnych,
- upoważnienia osób do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych,
- prowadzenia rejestru zgłoszeń,
- terminowego kontaktu z sygnalistą i podejmowania działań następczych.
Warto, aby osoba wyznaczona do wykonywania obowiązków związanych ze zgłoszeniami była biegła w procedurze obowiązującej w przedsiębiorstwie, gdyż dopiero niewystarczające działania następcze lub nieterminowe podjęcie kontaktu z sygnalistą uprawniają go do dokonania zgłoszenia zewnętrznego, a później ewentualnie ujawnienia publicznego.
Ryzyka związane z nieprzestrzeganiem nowych przepisów
Należy pamiętać, że obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów obwarowane są przepisami sankcyjnymi.
Grzywna
W przypadku samego braku wdrożenia procedur istnieje ryzyko nałożenia grzywny.
Pozbawienie wolności
Jeśli stan faktyczny wskazywałby na to, że brak procedury był środkiem do uniemożliwienia dokonania zgłoszenia, albo przez brak świadomości pracowników doszło do ujawnienia danych sygnalisty albo podjęto względem sygnalisty działania odwetowe – istnieje ryzyko nałożenia grzywny, kary ograniczenia wolności albo nawet pozbawienia wolności do 3 lat.
Straty wizerunkowe
Dodatkowo nieumiejętne postępowanie z dokonanym zgłoszeniem może doprowadzić do ujawnienia publicznego, które może nieść za sobą ogromne straty wizerunkowe i ogromne ryzyka PR, a dalszej kolejności prowadzić np. do utraty klientów.
Korzyści z wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych
Warto pamiętać, że dobrze przygotowana i wdrożona procedura, a do tego przeszkolenie pracowników i lub w inny sposób uświadomienie ich co do obowiązującej u pracodawcy procedury pomoże:
- wzmocnić transparentność i odpowiedzialność w organizacji,
- redukować ryzyko eskalacji problemów i skandali na zewnątrz firmy,
- budować kulturę zaufania i zaangażowania pracowników.
W naszej praktyce często spotykamy się z sytuacjami, gdzie pracownicy niższego szczebla boją się sygnalizować niepokojące zdarzenia z obawy przed swoimi przełożonymi. Przy wielostopniowych strukturach pracownicy niższego szczebla w sytuacjach krytycznych decydują się na skierowanie skarg bezpośrednio do zarządów spółek nie mając zaufania do swoich bezpośrednich przełożonych i obawiając się represji z ich strony, a często okazuje się, że skargi są uzasadnione, a sytuacja wymaga natychmiastowego działania. Prawidłowa procedura zgłoszeń wewnętrznych może ułatwić wykrywanie naruszeń i szybkie reagowanie na nie, co odbywało się będzie z korzyścią dla wydajności pracy jak i jej atmosfery.
Procedura nie musi być tylko obowiązkiem
Warto pamiętać, że wdrożenie procedury ochrony sygnalistów nie musi być tylko smutnym obowiązkiem pracodawcy. Może stanowić elastyczne narzędzie pozwalające poprawiać kulturę i atmosferę pracy. Na przykładach zdarzeń zgłaszanych do pracodawców jako mobbing obserwujemy często, że gdyby problem był odpowiednio wcześniej zidentyfikowany i rozwiązany to wielu wypadkach można uniknąć jego eskalacji między pracownikami i poważnych konsekwencji.
Z drugiej strony wprowadzając procedurę i uświadamiając pracowników Pracodawcy mogą ograniczyć napływ nieprzemyślanych zgłoszeń oraz zgłoszeń nastawionych na realizację własnych interesów pracowników albo wyrządzenie krzywdy innym pracownikom. Należy pamiętać, że taka postawa może być sankcjonowana przez pracodawców, np. przez nakładanie kar porządkowych a w skrajnych wypadkach nawet zwolnienie dyscyplinarne i świadomość tego powinna powstrzymywać pracowników przed tego rodzaju zgłoszeniami, a Pracodawcy oszczędzi niepotrzebnych problemów.
Podsumowując warto podejść do procedury zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów jako do szansy, a nie tylko jako do kolejnego przykrego obowiązku, gdyż dobrze opracowana na miarę konkretnego przedsiębiorstwa i dobrze wdrożona będzie mogła przynieść wiele korzyści, a nie tylko pozwoli uniknąć kary grzywny.
Webinar z radcą prawnym o sygnalistach
Więcej o obowiązkach pracodawców związanych z wejściem w życie przepisów o ochronie sygnalistów możesz dowiedzieć się już 20 września 2024 r. o godzinie 11:00, kiedy to odbędzie się webinar z radcą prawnym Łukaszem Pyjkiem, który wyjaśni najnowsze regulacje dotyczące ochrony sygnalistów i nowe obowiązki ciążące na przedsiębiorcach związane z koniecznością wdrożenia nowych procedur w firmach.
Podczas spotkania dowiesz się:
- Jakie procedury dotyczące ochrony sygnalistów muszą być wdrożone w firmach do 25 września 2024 r.,
- Jakie są konsekwencje braku wdrożenia tych procedur,
- Jak skutecznie chronić firmę przed sankcjami, jednocześnie dbając o bezpieczeństwo pracowników.
To idealna okazja, aby skorzystać z wiedzy doświadczonego specjalisty i uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania związane z nowymi przepisami. Nie czekaj – zadbaj o zgodność Twojej firmy z obowiązującymi przepisami i chroń swoich pracowników!
Kliknij tutaj, aby zapisać się na webinar: link do rejestracji
